MCRPV DCA MS-Access Notes Objective Question

https://drive.google.com/file/d/0B9LkfeP4TmBzVkcxTVdEVGFWRWc/view?usp=sharing

DCA MCRPV NOTES MS-ACCESS

Unit-1

MCRPV- MS-ACCESS

Basics of RDBMS

Introduction to database -What is a Database, Why use a Relational Database, Overview of Database Design -Data

Normalization (Determining tables, Determining Fields, Determining Relationships) Integrity Rules (Primary/Foreign

Key, One-to-Many, Many-to-Many, One-to-One) Introduction to MS Access (Objects, Navigation).

What is a Database?

DBMS तीन शब्दो Data, Database or Management से मिलकर बना है

Data

                             Data आपके पास कई तरह से available होता है जैसे किसी व्यक्ति  की नाम, उम्र  और पता। Data अलग अलग संदर्भ  बदलता है जैसे किसी  से related data उसका नाम, उम्र और पता है उसी प्रकार किसी company के लिए data उसकी sales, purchase और employees के बारे में information हो सकती है।

                                    अगर आसान शब्दो में  कहे तो data वह information है जो एक entity और उसके attributes को दर्शाति  है। Entity वह element होती है जिसके बारे में data होता है। ऊपर दिए उदाहरणों में और कंपनी entity है। Entity के बारे में जो data होता है जैसे की नाम, उम्र और पता उन्हे  ही attributes कहा जाता है।

                             Data हमारे पास कई तरह का होता है। कभी data शब्दो में होता है जैसे की किसी का नाम और कभी data संख्या में होता है जैसे की किसी की उम्र।

                             Database related data का collection होता है। Related data से यँहा मतलब है की वह data जिसमें कुछ relation हो।

Management

यँहा management शब्द data के  संदर्भ में दिया गया है। यँहा पर management शब्द का अर्थ data को manage करना है। आइये जानते है की data को manage करने की जरुरत क्यो पड़ती है।

1. यदि आप data को manage करेंगे तो ढूंढने पर आसानी से मिल जायेगा।

2. आसानी से operations (retrieving, updating, modifying) perform किये जा सकते है।

3. Data खोयेगा नहीं और हमेशा available रहेगा।

4. Data corrupt नहीं  होगा।

5. Data को secure किया जा सकता है।

System

यँहा पर system का मतलब software है। एक software जो data को manage करने के लिए use किया जाता है।

Database Management System

Database Management System एक ऐसा software होता है जो data को manage करने के लिए बनाया गया है। जैसे की Microsoft SQL Server, Oracle database और MySQL आदि। ये software data को store करते है। इनकी मदद से आप पुराने data को update कर सकते है और साथ ही नया data भी insert कर सकते है। इन softwareesआप data को tabular formatesदेख सकते है।

Database Management Systemesdata के साथ operations perform करने के लिए एक Language use की जाती है जिसे SQL कहते है।

Characteristics of Database Management System

Database Management System की कुछ विशेषताएँ होती है जो नीचे दी जा रही है।

1. Data Integrity एक database हमेशा accurate और correct results show करता है। जब आप कोई भी data database में store करवाते है तो DBMS उसे उसी प्रकार store करके रखता है। Data में कोई भी change नही  आता है।

2. Management of Access DBMS अलग अलग users को manage करता है। DBMS के द्वारा ही administrator users को अलग अलग permissions दे पाता है।

3. Security DBMS data को secure रखता है यदि कोई user secure data को access करने की कोशिश करता है तो DBMS administrator को notify कर देता है।

4. Concurrency control जब कई user एक बार में किसी data को update करने कोशिश करते है तो DBMS एक बार में एक ही user को database update करने के लिए बाध्य करता है। इसे concurrency control कहते है।

5. Data redundancy DBMS duplicate data को remove कर देता है। इससे आपका data हमेशा correct और accurate होता है।

Users of DBMS

DBMS को तीन तरह के users यूज़ करते है।

Designer- ये वो लोग होते है जो DBMS को design करते है। ये DBMS को बनाने के बाद कई reason से यूज़ करते है जैसे की test करने के लिए या DBMS को modify करने के लिए।

Admin- Administrator वो person होता है जो DBMS को control करता है। Administrator सब users को access control देता है और यदि DBMS में कोई problem आती है तो Administrator उसे handle करता है।

User- User वो person होते है जो data पर operations perform करते है जैसे की insert, update और delete आदि।

Why use a Relational Database

Relational Database Model को Edgar (E. F.) Codd  ने Develop किया था। 1960 के दशक में Dr. Codd Existing Data Models पर काम कर रहे थे। अपने अनुभव के आधार पर उन्होने पाया कि जितने भी Data Models उस समय चलित थे, वे सभी काफी जटिल व अप्राक्क्तिक तरीको सेData को Model करते थे। चूंकि वे एक गणित्ज्ञ थे, इसलिए उन्होने विभिन्न प्रकार के Relations को Set Theory के आधार पर Mathematical Form में Develop करना शुरु किया और अपने Concept को और Extend करके उनहोने Relational Database Model Develop किया और 1970 में लोगो के सामने लाया।

एक रिलेशनल डेटाबेस के लिए मानक उपयोगकर्ता और एप्लिकेशन प्रोग्राम इंटरफ़ेस standardized query language (Sql) है। SQL Statement एक Relational data base से और reporter के लिए डेटा एकत्र करने के लिए interactive query के लिए दोनों का उपयोग किया जाता है।

अपेक्षाकृत आसान बनाने और पहुंचने के अलावा, एक Relational data base का विस्तार करना आसान होने का महत्वपूर्ण लाभ होता है। Main Database creation के बाद, सभी मौजूदा अनुप्रयोगों को संशोधित करने की आवश्यकता के बिना एक नई डेटा श्रेणी को जोड़ा जा सकता है।

एक Relational data base पूर्वनिर्धारित श्रेणियों में लगाए गए डेटा युक्त टेबलों का एक समूह है। प्रत्येक table (जिसे कभी-कभी एक संबंध कहा जाता है) में column में एक या एक से अधिक Data categories होती हैं प्रत्येक row में column द्वारा परिभाषित श्रेणियों के लिए data का एक useful examples है। उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट कारोबारी आदेश प्रविष्टि डेटाबेस में एक Table शामिल होगी जिसमें नाम, पता, फोन नंबर आदि के लिए कॉलम वाले ग्राहक का वर्णन किया गया था। एक अन्य तालिका एक आदेश का वर्णन करती है: उत्पाद, ग्राहक, तिथि, बिक्री मूल्य, और बहुत आगे। database का use user की जरूरतों को पूरा करने वाले database का एक view प्राप्त कर सकता है। उदाहरण के लिए, किसी शाखा कार्यालय प्रबंधक को उन सभी Customer पर एक view या Report मिल सकती है जो एक निश्चित तारीख के बाद उत्पादों को खरीदा था। एक ही कंपनी में एक वित्तीय सेवा प्रबंधक, एक ही टेबल से, उन खातों पर एक रिपोर्ट प्राप्त कर सकता है जो भुगतान करने के लिए आवश्यक थे।

जब आप रिलेशनल डेटाबेस बनाते हैं, तो आप डेटा कॉलम में संभावित मानों के डोमेन को परिभाषित कर सकते हैं और आगे की बाधाओं को उस डेटा मान पर लागू कर सकते हैं। उदाहरण के लिए possible users का एक Domain 10 possible users names की अनुमति दे सकता है लेकिन इनमें से केवल तीन ग्राहक नामों को निर्दिष्ट करने के लिए अनुमति देने के लिए एक तालिका में विवश हो सकता है

metadata की table में एक relational डेटाबेस परिणामों की परिभाषा या Tables, Column, Domains और बाधाओं के औपचारिक विवरण।

Introduction to database design

एक बड़े organization में, Database System आमतौर पर बहुत कुछ का हिस्सा है सूचना संसाधनों का प्रबंधन करने के लिए उपयोग की जाने वाली बड़ी सूचना प्रणाली संगठन का एक सूचना प्रणाली में सभी संसाधन शामिल हैं I संगठन जो संग्रह, प्रबंधन, उपयोग में शामिल है, और जानकारी का प्रसार। कंप्यूटरीकृत वातावरण में, ये संसाधन डेटा ही शामिल है, DBMS Software, कंप्यूटर सिस्टम हार्डवेयर और Storage media, डेटा का उपयोग और प्रबंधन करने वाले Personnel (DBA, End user, and similarly), Application सॉफ़्टवेयर जो एक्सेस और अपडेट करते हैं डेटा, और Application Programmer जो इन Applications को विकसित करते हैं।

एक अच्छा डेटाबेस डिजाइन उस डेटा की एक सूची से शुरू होता है जिसे आप अपने डेटाबेस में शामिल करना चाहते हैं और बाद में डेटाबेस के साथ क्या करने में सक्षम होना चाहते हैं। यह सब आपकी अपनी भाषा में लिखा जा सकता है, बिना किसी SQL के। इस चरण में आपको तालिकाओं या स्तंभों में नहीं सोचना चाहिए, लेकिन बस सोचें: "मुझे क्या जानना चाहिए?" यह भी हल्के से मत लो, क्योंकि यदि आप बाद में पता लगाएंगे कि आप कुछ भूल गए हैं, तो आमतौर पर आपको सभी को शुरू करना होगा अपने डेटाबेस में चीजों को जोड़ना ज्यादातर काम है

Identifying Entities

Database में store की जाने वाली जानकारी के प्रकार 'Organization' कहा जाता है इन संस्थाएं चार प्रकार के हैं: persons, items, Events, और places जो कुछ भी आप डेटाबेस में डालना चाहते हैं, वह इनमें से किसी एक श्रेणी में फिट बैठता है। यदि आप जो भी शामिल करना चाहते हैं, तो इन श्रेणियों में फिट नहीं है, इसकी तुलना में यह शायद एक इकाई नहीं है बल्कि एक इकाई की संपत्ति है, एक विशेषता है।

इस आलेख में दी गई जानकारी को स्पष्ट करने के लिए हम एक उदाहरण का उपयोग करेंगे। कल्पना कीजिए कि आप एक दुकान के लिए एक वेबसाइट बना रहे हैं, आप किस तरह की जानकारी से निपटना चाहते हैं? एक दुकान में आप अपने उत्पादों को ग्राहकों को बेचते हैं "दुकान" एक स्थान है; "बिक्री" एक घटना है; "उत्पाद" चीजें हैं; और "ग्राहक" लोग हैं ये सभी संस्थाएं हैं जिन्हें आपके डेटाबेस में शामिल करने की आवश्यकता है।

लेकिन एक उत्पाद बेचते समय क्या अन्य चीजें हो रही हैं? एक ग्राहक दुकान में आता है, विक्रेता से संपर्क करता है, एक सवाल पूछता है और एक जवाब मिलता है। "विक्रेताओं" भी भाग लेते हैं, और क्योंकि विक्रेताओं लोग हैं, हमें विक्रेताओं की इकाई की आवश्यकता है।

Identifying Relationships

अगला कदम है संस्थाओं के बीच संबंधों को निर्धारित करना और प्रत्येक रिश्ते की प्रधानता निर्धारित करना। रिश्ते संस्थाओं के बीच संबंध हैं, जैसे वास्तविक दुनिया में: एक इकाई दूसरे के साथ क्या करती है, वे एक दूसरे से कैसे संबंधित हैं?

संस्थाओं के बीच एक पारस्परिक निर्भरता हो सकती है। इसका मतलब यह है कि एक आइटम मौजूद नहीं है यदि अन्य वस्तु मौजूद नहीं है। उदाहरण के लिए, यदि कोई ग्राहक नहीं है, तो बिक्री नहीं हो सकती, और कोई उत्पाद नहीं है, तो बिक्री नहीं हो सकती।

रिश्तों सेल्स -> ग्राहक, और बिक्री -> उत्पाद अनिवार्य हैं, लेकिन इसके आस-पास का कोई दूसरा तरीका नहीं है। कोई ग्राहक बिना बिक्री के अस्तित्व में रह सकता है, और एक उत्पाद बिना बिक्री के भी मौजूद हो सकता है यह अगले चरण के लिए महत्व का है

Recursive Relationships

कभी-कभी एक इकाई खुद को वापस संदर्भित करती है। उदाहरण के लिए, एक काम पदानुक्रम के बारे में सोचें: एक कर्मचारी के मालिक होते हैं; और बॉस्सेफ एक कर्मचारी भी है इकाई 'कर्मचारी' का 'मालिक' विशेषता इकाई 'कर्मचारियों' को वापस संदर्भित करता है

एक ईआरडी में इस तरह के रिश्ते एक इकाई है जो इकाई से बाहर निकलती है और एक ही इकाई के लिए एक अच्छी लूप के साथ देता है।

Redundant Relationships

कभी-कभी आपके मॉडल में आपको 'अनावश्यक संबंध' मिलेंगे ये ऐसे रिश्तों हैं जो पहले से ही अन्य रिश्तों द्वारा संकेत दिए गए हैं, हालांकि सीधे नहीं।

हमारे उदाहरण के मामले में ग्राहकों और उत्पादों के बीच एक सीधा संबंध है लेकिन ग्राहकों से बिक्री और बिक्री से उत्पादों के संबंध में भी रिश्ते हैं, इसलिए अप्रत्यक्ष रूप से पहले से ही बिक्री के माध्यम से ग्राहकों और उत्पादों के बीच संबंध हैं। रिश्ते 'ग्राहक <----> उत्पाद' दो बार किया जाता है, और उनमें से एक इसलिए अनावश्यक है। इस मामले में, उत्पादों को केवल एक बिक्री के माध्यम से खरीदा जाता है, इसलिए रिश्तों के ग्राहक '----> उत्पाद' हटाए जा सकते हैं। तब मॉडल इस तरह दिखाई देगा:

Assigning Keys/ Integrity Rules

Primary Keys

एक Primary Key (PK) एक या एक से अधिक डेटा विशेषताएँ है जो एक इकाई की विशिष्ट पहचान करती है। एक key जिसमें दो या दो से अधिक विशेषताओं को शामिल किया गया है उसे composite key कहा जाता है। Primary Key के सभी विशेषताओं के पास प्रत्येक रिकॉर्ड में एक मान होना चाहिए (Not Null) और इन विशेषताओं के भीतर मूल्यों के संयोजन तालिका में अद्वितीय होना चाहिए।

उदाहरण में प्राथमिक कुंजी के लिए कुछ स्पष्ट उम्मीदवार हैं। ग्राहकों के पास ग्राहक संख्या है, सभी उत्पादों का एक अनूठा उत्पाद संख्या है और बिक्री में बिक्री संख्या है। इनमें से प्रत्येक डेटा अद्वितीय है और प्रत्येक रिकॉर्ड में एक मूल्य होगा, इसलिए ये गुण प्राथमिक कुंजी हो सकते हैं। प्रायः प्राथमिक कुंजी के लिए एक पूर्णांक कॉलम का उपयोग किया जाता है ताकि रिकॉर्ड आसानी से इसकी संख्या के माध्यम से मिल सके।

Foreign Keys

एक इकाई में Foreign Keys (FK) दूसरे इकाई की Primary Key का Reference है। ERD में उस विशेषता के नाम के पीछे 'FK' के साथ संकेत दिया जाएगा किसी इकाई की Foreign Keys Primary Key का हिस्सा भी हो सकती है, उस स्थिति में विशेषता को उसके नाम के पीछे 'PF' के साथ दर्शाया जाएगा। यह आमतौर पर Linking के मामले में होता है, क्योंकि आप आमतौर पर केवल दो उदाहरणों को एक साथ जोड़ते हैं। अगर हम सभी लिंक-संस्थाएं डालते हैं, PK और FK के ERD में होते हैं, तो हम नीचे दिखाए गए मॉडल को

प्राप्त करते हैं।

One-to-One

One-to-one relationship तब होते हैं जब संबंधित table में एक रिकॉर्ड से esल खाने वाली पहली तालिका में एक रिकॉर्ड होता है उदाहरण के लिए, अesरिकी नागरिकों के पास एक सामाजिक सुरक्षा नंबर है। केवल एक ही नंबर है जो प्रति व्यक्ति सौंपा गया है, और इसलिए, एक व्यक्ति में कई संख्याएं नहीं हो सकतीं

यहाँ नीचे दो तालिकाओं का उपयोग करते हुए एक और उदाहरण है तालिकाओं में एक-एक-एक रिश्ते हैं क्योंकि पहले तालिका में प्रत्येक पंक्ति दूसरे तालिका में सीधे दूसरी पंक्ति से संबंधित होती है।

One-to-Many

रिलेशनल डेटाबेस में, एक-से-कई रिश्ते तब होते हैं जब एक तालिका में एक अभिभावक रिकॉर्ड संभवत: किसी अन्य तालिका में कई बच्चे के रिकॉर्ड को संदर्भित कर सकता है। एक-से-कई रिश्ते में, माता-पिता को बाल रिकॉर्ड होने की आवश्यकता नहीं है; इसलिए, एक-से-कई रिश्ते शून्य बच्चे के रिकॉर्ड, एक एकल बाल रिकॉर्ड या एकाधिक बाल रिकॉर्ड की अनुमति देता है। महत्वपूर्ण बात यह है कि बच्चे में एक से अधिक अभिभावक रिकॉर्ड नहीं हो सकते। एक-से-कई रिश्ते के विपरीत कई-से-कई रिश्ते हैं, जिसमें एक बच्चा रिकॉर्ड कई अभिभावकों के अभिलेखों से वापस जोड़ सकता है।

Many-to-Many

Many-to-Many रिश्ते डेटाबेस में तालिकाओं के बीच संबंध को संदर्भित करते हैं, जब एक तालिका में एक अभिभावक पंक्ति दूसरे तालिका में कई बाल पंक्तियाँ होती है, और इसके विपरीत। Many-to-Many रिश्ते अक्सर प्रतिनिधित्व करने के लिए मुश्किल होते हैं।

Many-to-Many रिश्ते आमतौर पर दो तालिकाओं का प्रतिनिधित्व करते हुए वस्तुओं के बीच वास्तविक जीवन के रिश्ते का एक दर्पण है।

Defining the Attribute's Data Type

अब यह पता लगाने का समय है कि गुणों के लिए कौन से डेटा प्रकार का उपयोग करने की आवश्यकता है कई अलग-अलग डेटा प्रकार हैं कुछ मानकीकृत हैं, लेकिन कई डेटाबेस के पास अपने डेटा प्रकार होते हैं जो सभी के अपने फायदे हैं। कुछ डेटाबेस अपने डेटा प्रकार को परिभाषित करने की संभावना को स्वीकार करते हैं, यदि मानक प्रकार आपके लिए आवश्यक चीज़ों को नहीं कर सकते हैं। मानक डाटा प्रकार हर डेटाबेस जानता है, और सबसे अधिक उपयोग किया जाता है, ये हैं: CHAR, VARCHAR, टेक्स्ट, फ्लोट, डबल और आईएनटी।

Text:

• CHAR(length) - includes text (characters, numbers, punctuations...). CHAR has as characteristic that it always saves a fixed amount of positions. If you define a CHAR(10) you can save up to ten positions maximum, but if you only use two positions the database will still save 10 positions. The remaining eight positions will be filled by spaces.
• VARCHAR(length) - includes text (characters, numbers, punctuation...). VARCHAR is the same as CHAR, the difference is that VARCHAR only takes as much space as necessary.
• TEXT - can contain large amounts of text. Depending on the type of database this can add up to gigabytes.

Numbers:

• INT - contains a positive or negative whole number. A lot of databases have variations of the INT, such as TINYINT, SMALLINT, MEDIUMINT, BIGINT, INT2, INT4, INT8. These variations differ from the INT only in the size of the figure that fits into it. A regular INT is 4 bytes (INT4) and fits figures from -2147483647 to +2147483646, or if you define it as UNSIGNED from 0 to 4294967296. The INT8, or BIGINT, can get even bigger in size, from 0 to 18446744073709551616, but takes up to 8 bytes of diskspace, even if there is just a small number in it.
• FLOAT, DOUBLE - The same idea as INT, but can also store floating point numbers. . Do note that this does not always work perfectly. For instance in MySQL calculating with these floating point numbers is not perfect, (1/3)*3 will result with MySQL's floats in 0.9999999, not 1.

Other types:

• BLOB - for binary data such as files. INET - for IP addresses. Also useable for net masks

Normalization

सामान्यकरण आपके डेटा मॉडल को लचीला और विश्वसनीय बना देता है यह कुछ ओवरहेड उत्पन्न करता है क्योंकि आप आमतौर पर अधिक टेबल प्राप्त करते हैं, लेकिन यह आपको इसे समायोजित किए बिना अपने डेटा मॉडल के साथ कई चीजें करने में सक्षम बनाता है।

Normalization, the First Form

सामान्यीकरण का पहला रूप कहता है कि किसी इकाई में स्तंभों के दोहराए जाने वाले समूह नहीं हो सकते हैं। हम खरीदे गए उत्पादों में से प्रत्येक के लिए विशेषताओं के साथ 'इकाई' की बिक्री कर सकते थे। यह ऐसा दिखेगा:

इस बारे में क्या गलत है कि अब केवल 3 उत्पादों को बेचा जा सकता है। यदि आपको 4 उत्पादों को बेचना पड़ता है, तो आप को 'उत्पाद 4' गुण जोड़कर दूसरी बिक्री शुरू करनी होगी या अपने डेटा मॉडल को समायोजित करना होगा। दोनों समाधान अवांछित हैं इन मामलों में आपको हesशा एक नई इकाई बनाना चाहिए जो आप पुराने से एक-से-कई रिश्ते के माध्यम से लिंक करते हैं।

Normalization, the Second Form

सामान्यीकरण का दूसरा रूप बताता है कि एक इकाई के सभी गुण पूरे प्राथमिक कुंजी पर पूरी तरह निर्भर होने चाहिए। इसका अर्थ है कि किसी एक इकाई का प्रत्येक गुण केवल पूरे प्राथमिक कुंजी के माध्यम से पहचाना जा सकता है। मान लीजिए कि हम विक्रय_वित्त इकाई में तिथि रखते हैं:

यह इकाई दूसरे सामान्यीकरण फॉर्म के अनुसार नहीं है, क्योंकि बिक्री की तारीख को देखने में सक्षम होने के लिए, मुझे पता है कि बेचे जाने वाले उत्पादक (उत्पादक) को जानने की ज़रूरत नहीं है, केवल एक चीज जिसे मैं जानना चाहता हूं वह बिक्री संख्या है। बिक्री और बिक्री_वितरित तालिका में तालिकाओं को विभाजित करके इसका समाधान किया गया |

अब संस्थाओं का प्रत्येक विशेषता इकाई के संपूर्ण पीके पर निर्भर है। तिथि बिक्री संख्या पर निर्भर करती है, और यह मात्रा बिक्री संख्या और बेची गई उत्पाद पर निर्भर होती है।

Normalization, the Third Form

सामान्यीकरण के तीसरे रूप में कहा गया है कि सभी विशेषताओं को प्राथमिक कुंजी पर सीधे निर्भर होना चाहिए, और अन्य विशेषताओं पर नहीं। ऐसा लगता है कि सामान्यीकरण का दूसरा रूप क्या है, लेकिन दूसरे रूप में वास्तव में विपरीत कहा गया है सामान्यीकरण के दूसरे रूप में आप पीके के माध्यम से गुणों को इंगित करते हैं, सामान्यीकरण के तीसरे रूप में, हर विशेषता को पीके पर निर्भर होना चाहिए, और कुछ और नहीं।

इस मामले में एक ढीली उत्पाद की कीमत क्रम संख्या पर निर्भर है, और क्रम संख्या उत्पाद संख्या और बिक्री संख्या पर निर्भर है। यह सामान्यीकरण के तीसरे रूप के अनुसार नहीं है फिर, तालिकाओं को विभाजित करने से यह हल होता है

Normalization, More Forms

उपरोक्त उल्लिखित तीन रूपों से अधिक सामान्यीकृत फॉर्म हैं, लेकिन वे औसत उपयोगकर्ता के लिए बहुत रुचि नहीं हैं। इन अन्य रूप कुछ विशेष अनुप्रयोगों के लिए अत्यधिक विशिष्ट हैं। यदि आप डिजाइन के नियमों और इस आलेख में उल्लिखित सामान्यीकरण से चिपकते हैं, तो आप एक ऐसा डिज़ाइन बनाएंगे जो कि अधिकांश अनुप्रयोगों के लिए बहुत अच्छा काम करता है

Normalized Data Model

If you apply the normalization rules, you will find that the 'manufacturer' in de product table should also be a separate table:

Attributes - detailed data about an entity, such as price, length, name

Cardinality - the relationship between two entities, in figures. For example, a person can place multiple orders.

Entities - abstract data that you save in a database. For example: customers, products.

Foreign key (FK) - A referral to the Primary Key of another table, Foreign Key-columns can only contain values that exist in the Primary Key column that they refer to.

Key - a key is used to point out records. The most well-known key is the Primary Key (see Primary Key).

Normalization - A flexible data model needs to follow certain rules. Applying these rules is called normalizing.

Primary key - one or more columns within a table that together form a unique combination of values by which each record can be pointed out separately. For example: customer numbers, or the serial number of a product.

Introduction to MS-Access Objects

MS-Access users की सूची में मदद करने और सूचनाओं को व्यवस्थित करने के लिए "ऑब्जेक्ट्स" का उपयोग करता है, साथ ही विशेष रूप से डिज़ाइन की गई रिपोर्ट तैयार करता है। जब आप एक डेटाबेस बनाते हैं, तो एक्सेस आपको टेबल्स, क्वेरी, फॉर्म, रिपोर्ट, मैक्रोज़, और मॉड्यूल प्रदान करता है। कई ऑब्जेक्ट्स की लेकिन निम्नलिखित प्रमुख वस्तुएं हैं-

• Tables
• Queries
• Forms
• Reports
• Pages
• Macros
• Modules

साथ में, ये ऑब्जेक्ट आपको आपके डेटा को दर्ज करने, संगृहीत करने, विश्लेषण करने और संकलन करने की अनुमति देते हैं। यहां एक्सेस डेटाबेस में प्रमुख ऑब्जेक्ट्स का सार है;

• Tables

   आपके डेटाबेस में सभी डेटा तालिका में संग्रहित हैं एक तालिका में फ़ील्ड (कॉलम) और रिकॉर्ड (पंक्तियाँ) होते हैं। इससे पहले कि आप अपने डेटाबेस में डेटा दर्ज कर सकें, आपको अपनी तालिका तैयार करने की आवश्यकता है

• Queries

            आप अपनी तालिका में डेटा खोजने के लिए एक क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं आप उन परिणामों को प्रदर्शित कर सकते हैं जो एक विशिष्ट मानदंड से esल खाते हैं, डेटाबेस को सॉर्ट करते हैं, या विभिन्न तालिकाओं से डेटा को संयोजित कर सकते हैं।

• Forms

   ये स्क्रीन हैं जो आप अपने टेबल में इनपुट डेटा के लिए उपयोग करते हैं आप एक बार में केवल एक ही फ़ॉर्म देख सकते हैं ये फॉर्म सूचकांक कार्ड के समान हैं I

• Reports

   ये आउटपुट स्क्रीन हैं I यदि आप कुछ प्रिंट करने जा रहे हैं, तो आपको एक रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता है

• Pages

   ये एक्सेस 2000 और एक्सेस XP में उपलब्ध हैं। पन्ने हैं एचटीएमएल फाइलें, जो डाटाबेस से लिखी गयी और लिखी गयी डाटा के साथ है। पन्ने इंटरनेट के माध्यम से डेटा दर्ज या प्रदर्शित करने के लिए हैं

• Macros

   मैक्रो की प्रत्येक पंक्ति एक कार्यवाही करती है, और मैक्रो स्क्रीन के निचले आधे हिस्से का विवरण कैसे लागू होता है इसका विवरण प्रदान करता है।

• Modules

   मॉड्यूल मैक्रोज़ के समान हैं, लेकिन अधिक शक्तिशाली हैं वे उन उन्नत उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किया जाता है जो एक्सेस के भीतर अपने स्वयं के फ़ंक्शन और प्रोग्राम लिखते हैं। अधिकांश मूल उपयोगकर्ता मॉड्यूल का उपयोग कभी नहीं करेंगे

Navigation In Database

                                                ऑब्जेक्ट डेटा तक पहुंचने का एक सामान्य तरीका नेविगेशन है, जिसे "ट्रैवर्सल" भी कहा जाता है। शब्द ऑब्जेक्ट मॉडल के साथ सामान्य डेटा संरचनाओं के लिए एक्सेस पैटर्न से प्राप्त होता है। कई बार ये संरचनाएं "पेड़" या "ग्राफ़" होती हैं। यदि आप इनमें से एक डेटा संरचनाओं को आकर्षित करते हैं, तो यह नीचे दिखाए गए चित्र की तरह कुछ दिखाई दे सकता है। इस आलेख में एक नोड से दूसरे नोड पर ले जाने के लिए डेटा संरचना को नेविगेट करना या ट्रैवर्स करना है। यह नेविगेशन ऑब्जेक्ट प्रोग्रामिंग भाषाओं जैसे जावा या सी ++ में बनाया गया है।

                                             दस्तावेजों को खोजने के अलावा, इस डेटाबेस को दस्तावेजों, लिंक्स, जो उनके ऐतिहासिक संदर्भ में दस्तावेजों का पता लगाने और समय के साथ दस्तावेज़ों के स्वागत के इलाज के संबंधों के बीच लिंक खोजने या बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। कुछ लिंक्स तैयार-गठित हैं, जैसे लेखक रिकॉर्ड में पाठ में शामिल हो रहे हैं, और आलोचना, जीवनी, और अन्य लेखक रिकॉर्डों के लेखक रिकॉर्ड। अन्य लिंक का चयन एक खोज करने की प्रक्रिया में अनुक्रमित का उपयोग करके किया जाता है। उपयोगकर्ता कीवर्ड खोजों के द्वारा अपने स्वयं के डिज़ाइन के लिंक भी बना सकते हैं। नेविगेशन प्रणाली ब्राउज़िंग के साथ खोज को गठबंधन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है: रिकॉर्ड की एक श्रृंखला का चयन करते हुए, कोई अन्य लिंक ब्राउज़ करके पथ को बंद कर सकता है और फिर नेविगेट esनू से "मिला रिकॉर्ड" का चयन करके एक दूरस्थ रिकॉर्ड से वापस आ सकता है।

Unit -II

Syllabus: Create a Table in MS Access -Data Types, Field Properties, Fields: names, types, properties--default values, format,caption, validation rules Data Entry, Add record, delete record and edit text, Sort, find/replace, filter/ select, rearrange columns, freeze columns. Edit a Tables- copy, delete, import, modify table structure, find, replace.

Create a table in MS Access (MS-ACCESS esa Vsfcy dk fuekZ.k djuk ):-

MS AccessesMkVk dks LVksj djus ds fy;s Vsfcy dk fuekZ.k djuk gksrk gSA Table MkVkcsl QkbZy ds vanj gksrh gSA ,d MkVkosl QkbZy ds vanj ,d ls vf/kd Table gks ldrh gSA Table dk fuekZ.k jks ,oa dkWye ls feydj gksrk gSA dkWye dks QhYM ,oa jks dks fjdkMZ dgk tkrk gSA QhYMesMkVk VkbZi dks lsV fd;k tkrk gSA

First Step:-

Go to File Menu à New à Click on Blank Database à Insert File Name à Click on Create Button

Second Step:-  Select Table Object  bles rhu izdkj ls Vsfcy dks cuk;k tk ldrk gSA

1.                  Create a table in Design View

bles Vsfcy dks ;wtj ds }kjk fMtk;u fd;k tkrk gSA तथा QhYM dk uke nsrs gSA vkSj mlds MkVk VkbZi dks flYksDV djrs gSA vkSj ml QhYM dh izksikWVh dks lsV djrs gSA Design view dks pkj izdkj ls Tkk ldrs gSA

1. bl vki’ku ij Double Click djds Design viewestk ldrs gSA

2. flYksDV djds Design Button ij fDYkd djds Design view esa tk ldrs gSA

3. Right Click on Design view à design viewesa tk ldrs gSA

4. Open Option ij fDyd djds Design viewestk ldrs gSA

2.  Create Table by using wizard:-

blls Vsfcy dk Structure dks vklkuh ls de le;esrS;kj fd;k tk ldrk gSA bles cus cuk; QhYM gksrs gSA ftldks dks flysDV djds U;w VsfcyesTransfer djrs gSA mldks fjuse fd;k tk ldrk gSA vko’;drk ds vuqlkj QhYM dks Transfer djrs gSA vkSj Next Button ij fDyd dj ldrs gSA
nwljs Mk;ykWx ckDlesVsfcy dk uke nsrs gSA vkSj primary key dks lsV djuk gS ;k ugh blds ckn Next Button ij fDyd djrs gS A rhljs Mk;ykWx ckDles;g fu/kkZfjr fd;k tkrk gSA fd ubZ Vsfcy dks fdl O;wesns[kuk gSA

3.  Create Table by using entering data :- bldh lgk;rk ls ljyrk ls Vsfcy dks rS;kj fd;k tkrk gSA bles MkVk lhV ds QhYM ij jkbZV fDYkd djds fjuse fd;k tkrk gSA blds ckn Vsfcy dks lso fd;k tkrk gSA

Data Type of MS Access: - MkVk dh izd`fr ds vk/kkj ij MkVk dbZ izdkj dk gksrk gSA ms accessaesMkVk VkbZi fUkEu izdkj ds gksrs gSA

1.  Text :- bl izdkj ds MkVkes(Mathematical Calculation )xf.krh; x.kukये ugh dh tk ldrh gSA bldh Range 0 To 255 v{kj dh gksrh gSA vFkkZr~ bl MkVk VkbZi ds QhYMesvf/kdre 255 v{kj fy[ks tk fy[ks tk ldrs gSA mnkgj.k%& name, city,  address etc.

2.  Number: - bl izdkj ds MkVkes(Mathematical Calculation) xf.krh;s x.kukये dh tk ldrh gSA blds QhYMesuacj dks LVksj fd;k tkrk gSA bldsk fuEu Hkkx¨esckWVk x;k gSA

SETTING	DESCRIPTION	DECIMALPRECISION	STORAGE SIZE
Byte	Stores numbers from 0 to 255 (no fractions).	None	1 byte
Decimal	Stores numbers from –10^38–1 through 10^38–1 (.adp) Stores numbers from –10^28–1 through 10^28–1 (.mdb)	28	12 bytes
Integer	Stores numbers from –32,768 to 32,767 (no fractions).	None	2 bytes
Long Integer	(Default) Stores numbers from –2,147,483,648  to  2,147,483,647 (no fractions).	None	4 bytes
Single	Stores numbers from –3.402823E38 to –1.401298E–45 for negative values and from 1.401298E–45 to 3.402823E38 for positive values.	7	4 bytes
Double	Stores numbers from –1.79769313486231 E308  to –4.94065645841247E–324 for negative values and from 4.94065645841247 E–324 to1.79769313486231E308 for positive values.	12	8 byte
Replication ID	Globally unique identifier (GUID)	N/A	16 byte

जैसे mark, principle,rate,time, etc.

3. Data& time:- इसes date एवं time को स्टोर किया जाता है। इसके निम्न प्रकार के फोर्मेट होते है

Date Type	Date Format	Example
General	MM/DD/YYYY Time	11/4/2011 7:18:11 PM
Long Date	MM/DD/yyyy, month ,day, yyy	Friday, November 04, 2011
Medium Date	dd-Month-yy	4-Nov-11
Short	MM/DD/YYYY	11/4/2011
Time Format
Long Time	HH:MM:SS PM /AM	7:19:15 PM
Medium Time	HH:MM:SS	7:25:25
Short Time	HH:SS	7:36

4.  Currency :-  bl izdkj ds MkVkesdjsalh (iSlk)dks LVksj fd;k tkrk gSA bles x.krh;s x.kukये Hkh dj ldrs gSA izR;sd ns’k dh viuh djsalh gksrh gSA ,oa mldk ,d fpUg gksrk gSA tSls $500 , 5,200.00 etc.

5.  Memo:- ;g ,d fo’ks"k izdkj dk MkVk VkbZi gSA blds VSDl dks LVksj djus dh dksbZ lhek ugh gksrh      gSA bl dk iz;ksx rc fd;k tkrk gSA tc fdlh ds ckjsesT;knk tkudkjh LVksj djuh gksA

6.  HYPERLINK :- bl izdkj ds QhYMesoso lkbZV ;k esy vkbZMh dks dks LVksj fd;k tkrk gSA

7.  OLE Object :- bldk iwjk uke object linking embedding gSAbles fdlh Hkh QkbZy dks fyad       djk;k tk ldrk gSA ftl ij fDYkd djds [kksyk tk ldrk gSA

OLE Object esQkbZy dks fyad djuk %& Goto Insert Menu à object à insert object dialog box à create form file à select file à ok

8.  logical :- bles ykWftdy MkVk dsk LVksj fd;k tkrk gSA ftlds dsoy nks vki’ku gksrs gSA
Yes / No

True / False
No / Off

9.Auto Number :- bl MkVk VkbZi ls flfj;y uacj vius vki vkrs gSA bldk iz;ksx flfj;y uacj dks      LVksj djus ds fy;s fd;k tkrk gSA

Table esa Record dks input(New Entry ) djuk %&

1.  Double Click on Table -à Entry new data

TableesdkWye dks tksM+uk %& VsfcyesdkWye dks tksMus ds fy;s insert menuestkrs gSA blds ckn column ij fDyd djds u;s dkWye dks tksMk tk ldrk gSA

Insert menu à column

jkbZV fDYkd djds Insert column ij fDYkd djds u;s dkWye dks tksMk tk ldrk gSA Right click on column à Insert column

Record dks Delete djuk %&  

ftl fjdkMZ dks fMfyV djuk gksrk gSA mldks flysDV djrs gSA blds ckn Edit menuestk dj Delete Record ij fDYkd djds fMfyV dj nsrs gSA

Query fy[k dj Hkh fjdkMZ dks xqiesfMfYkV dj ldrs gSA bles vyx vyx 'kZr ds vk/kkj ij fjdkMZ dks fMfyV   fd;k tk ldrk gSA

DELETE Addresses.AddressesID
FROM Addresses

WHERE (((Addresses.AddressesID)="seeta"));

dkWye dks fMfyV djuk %&

VsfcyesdkWYke dks fMfyV djus ds fy;s dkWye ij jkbZV fDyd djds Delete Column vki’ku ij fDYkd djds dkWye dks fMfYkV dj ldrs gSA

1.  Right Click on column à delete column

2.  Select Column à edit menu à delete Column Table delete djuk %&

MS AccessesVsfcy dks fMfyV djus ds fuEu rjhds gSA

1.  Table ij jkbZV fDYkd djds delete vki’ku ij fDyd djds Vsfcy dks fMfyV fd;k tk ldrk gSA

2. Vsfcy dks flysDV djds edit menuestkdj delete option ij fDYkd djds Vsfcy dks fMfyV fd;k
   tk ldrk gSA

3.  Vsfcy dks flysDV djds delete key   ls Vsfcy dks fMfyV fd;k tk ldrk gSA

Table ds Structure dks Modify djuk%&

1. ftl Vsfcy ds Structureeslq/kkj djuk gksrk gSA ml ij jkbZV fDYkd djds design view ij
fDyd djrs gSA ftlls Vsfcy dk Structure open gksrk gSA ftles lq/kkj fd;k tk ldrk gSA

2. ftl Vsfcy ds Structureeslq/kkj djuk gksrk gSA ml dks flysDV djrs gSA vkSj LVsUMZM Vqyckj ds cVu design ij fDYkd djds Table Structureeslq/kkj fd;k tk ldrk gSA

Table dks dkWih djuk%&

Vsfcy dks rhu rjhds ls dkWih fd;k tk ldrk gSA

1.  Edit menu à copy

2.  Shortcut key :- Ctrl + C

3.  Right click on table à copy

Table dks paste djuk %&

Vsfcy dks rhu izdkj ls Paste fd;k tkrk gSA

1.  Edit menu à paste

2.  Shortcut key :- Ctrl+V

3.  Right click à paste

Paste djus ij paste table as uke dk Mk;ykWXk ckDl vkrk gSA bles Vsfcy dk uke nsrs gSA vkSj paste option ls ;g flysDV djrs dh D;k paste djuk gSA bles rhu vki’ku gksrs gSA

1. structure only :- bles dscy Vsfcy dk Structure copy gksrk gSA

2. Structure and Data :- bles Vsfcy dk Structure vkSj mlds vanj dk MkVk Hkh paste gksrk gSA

3.Append Data to Existing Table :- blls dscy Vsfcy dk MkVk orZeku Vsfcyesvkrk gS tks
                QhYM ,d leku gksrs gSA

Database File esa Vsfcy dks Import djuk %&

MS Assesses,d MkVkcsl QkbZy ls nwljh MkVkcsl QkbZYkesVsfcy dks import fd;k tk ldrk gSA ,e,l ,sDlsl dh ;g ,d cgqr vPNh lqfo/kk gSA bles Vsfcy dk Structure and data nksनों import gksrs gSA blls le; dh cpr gksrh gSA

bldks nks izdkj ls fd;k tkrk gSA

1.  File menu à Get External Data àimport à import uke dk Mk;ykWXk ckDl vkrk gSA bles    ls MkVkcsl QkbZy dks flYksDV djrs gSA ftlls Vsfcy dks import djuk gksrk gSA blds ckn Vsfcy dks  flysDV djds ok Button ij fDyd djrs gSA vkSj Vsfcy import gksdj orZeku MkVkcsl QkbZYkesvk tkrh gSA

2.  bl dk;Z dks jkbZV fDyd djds Hkh fd;k tk ldrk gSA

Table esa MkVk dks fQYVj (Fileter) djuk:-

MS Access dh Vsfcy ds MkVk ea fofHkUu izdkj ds vkijs’ku fd;s tk ldrs gSA tSls MkVk dks fQYVj djuk ] MkVk dks 'kkWVZ djuk ,oa vU; dk;Z fd;s tk ldrs gSA

Ms Access ea fofHkUu Condition ds vk/kkj ij MkVk dks Filter fd;k tk ldrk gSA

fQYVj djuk %&

Record Menu à Filter à Advance Filter / Sort ij fDYkd djrs gSA rks fuEu foaMks vkrh gSA

उसes Field optionesftlds vk/kkj fQYVfjax djuk gksrh gSA ml QhYM dks flysDV djrs gSA

blds ckn Criteriaescondition nsrs gSA ftlds vk/kkj ij fjdkMZ dks fQYVj djuk gksrk gSA

blds ckn jkbZV fDyd djds Apply Filter / sort option ij fDYkd djrs gSA ftlls fjdkMZ fQYVj gks tkrs
gSA

Standard Tool Bar ds cVu Remove Filter cVu ls fQYVj dks gVk ldrs gSA
bles  mathematical condition or logical nksuka izdkj dh daMh’ku ns ldrs gSA

Sorting :- Database File dh Table ds fjdkMZl dks Ascending and Descending  dzees'kkWVZ fd;k tk ldrk gSA   Ascendinges A To Z ,oa Descendinges Z To A    dzees'kkWVZ fd;k tk ldrk gSA ftl dkWye ds vk/kkj ij 'kkWVZ djuk gksrk gSA mldks flysDV djrs gSA blds ckn Record menu à
sortà Sort Ascending or Sort descendingesls fdlh ,d dks pqurs gSA ftl vki’ku dks pqurs gSA MkVkosl ml vk/kkj ij 'kkWVZ gks tkrk gSA

bl dk;Z dks standard Tool Bar ds vkbdku cVu  A To Z vkSj Z To A ij fDyd djds 'kkWVZ fd;k tk ldrk gSA

bldks fQYVj vki’ku ls Hkh fd;k tk ldrk gSA

Query fy[k dj Hkh MkVk dks 'kkWVZ fd;k tk ldrk gSA 'kkWVZ ds fy;s fuEu D;wjh gSA

SELECT * FROM table name ORDER BY table name.field name;

Column dks Freeze and unfreeze djuk%&

dkWYke dks Freeze djus ij mldks ,d LFkku nwljs LFkku ij ewo ugh fd;k tk ldrk gSA ftl dkWye dks Freeze djrs gS og Vsfcyesigys LFkku ij vk tkrk gSA blds ckn mldks ewo ugh fd;k tk ldrk gSA ;fn fQj mldks ewo djuk gSA rks mldks Unfreeze djuk gksrk gSA

Freeze Column: - Select Column à Go To Format Menuà Freeze Columns ij fDyd djds dkWye dks Qzht djrs gSA

Unfreeze Column: - Select Column à Go To Format Column à Unfreeze ij fDyd djds vuQzht djrs gSA

Field Properties

Text Data Type dh Field Properties fuEu gksrh gSA

Number Data Type Field Properties:-

1. Field Size:- bles Vsfcy ds QhYM dh lkbt dks fu/kkZfjr fd;k tkrk gSA fd mles fdruk MkVk        ;g izksikWVh dscy Text and Number MkVk VkbZiesgksrh gSA VSDlटes;g 0 To 255 gksrh gSA ,oa   Numberesfn;s x;s QkWesZV ea ls fdlh ,d dks flYksDV djrs gSA

2.Caption:-tc QkWeZ ;k fjiksVZ dks rS;kj fd;k tkrk gSA rc bl izksikWVhZ dk iz;ksx fd;k tkrk gS bles tks dsi’ku gksrk gSA mldk iz;ksx vius vki QkWeZ ;k fjiksVZesgks tkrk gSA ftlls ogkW ij ysfcy fy[kus dsh vko’;drk ugh gksrh gSA ;g izksikWVhZ yxHkx lHkh VkbZi ds MkVk VkbZiesgksrh gSA

3. Format:- QhYM es MkVk  dsk  fdl  QkeZV es fy[kuk gSA  bldk  fu/kkZj.k  fd;k  tkrk  gSA ;g  ,d egRoiw.kZ QhYM izksikWVhZ gksrh gSA vyx vyx MkVk VkbZi dks vyx vyx QkesZV gksrk gSA ftles ls fdlh ,d QkesZV dks pquk tkrk gSA ftl QkesZVesMkVk dks buiqV djuk gksrk gSA

4. Default Value: - bl  QhYM  izksikWVh es ml  Value dks  lsV  djuk  gksrk  gSA  ftldks  QhYM esDefault :i ls buiqV djuk gksrk gSA bldks cknesReplace Hkh fd;k tk ldrk gSA ftlls VsfcyesaMkVk buiqV djusesvklkuh gksrh gSA

5. Data Validation Rules :- ;g Vsfcyes MkVk buiqV djus ds fy;s  ,d egRoiw.kZ izksikWVhZ gksrh gSA blls MkVk dsk buiqV djus ds fy;s fu;e cuk;s tkrs gSA ftlls xyr MkVk buiqV gh ugh gks ikrk gSA bles ge  Function , Formula ,oa x.krh;s ,oa ykWftdy  operation dk  Hkh iz;ksx  dj ldrs  gSA ftlls lgh MkVk buiqV gksrk gSA

 

6. Input Mask:- bles QhYMesfdrus v{kj dks buiqV djuk gSA vkSj fdl izdkj ds v{kj buiqV djuk
gSA bldks fu/kkfjr fd;k tkrk gSA blds fy;s vyx vyx fpUgka dk iz;ksx fd;k tkrk gSA   tks fuEu gSA

Character	Description
0	Digit (0 to 9, entry required, plus [+] and minus [-] signs not allowed).
9	Digit or space (entry not required, plus and minus signs not allowed).
#	Digit or space (entry not required, plus and minus signs not allowed).Digit or space (entry not required; spaces are displayed as blanks while in Edit mode, but blanks are removed when data is saved; plus and minus signs allowed).
L	Letter (A to Z, entry required).
?	Letter (A to Z, entry optional).
A	Letter or digit (entry required).
a	Letter or digit (entry optional).
&	Any character or a space (entry required).
C	Any character or a space (entry optional).
. , : ; - /	Decimal placeholder and thousand, date, and time separators. (The actual. , : ; - /  character used depends on the settings in the Regional Settings Properties dialog box in Windows Control Panel).
<	Causes all characters to be converted to lowercase.
>	Causes all characters to be converted to uppercase. Causes the input mask to display from right to left, rather than from left to right.
!	Characters typed into the mask always fill it from left to right. You can include the exclamation point anywhere in the input mask.
\	Causes the character that follows to be displayed as the literal character (for example, \A is

Unit -III

Working with Query  Setting up Relationships- Define relationships, add a relationship, set a rule for Referential  Integrity, change the join type, delete a relationship, save relationship Queries & Filter - difference between queries and filter, filter using multiple fields AND, OR , advance filter  Queries, create Query with one table, find record with select query, find duplicate record  with query, find unmatched record with query, run query, save and change query.

Introduction to Relationships:-

Relationshipsesnks Vsfcy dks vkil में tksMk tkrk gSA blds fy;s nksनों  Vsfcyes,d dkWeu QhYM gksuk pkfg;sA ftles nksनों dk uke ,oa MkVk VkbZi ,d leku gksuk t:jh gSA VsfcyesRelation cukus ds ckn ;wtj QkWeZ ,oa fjiksVZ dks multiple table dk iz;ksx djds fjiksVZ ,oa QkWEkZ dks fMtkbu fd;k tk ldrk gSA

Relationship Creation (fjys’kuf’ki cukuk):-

nks Vsfcy ds chp fjys’kuf’ki dks nks izdkj ls LFkkfir fd;k tk ldrk gSA

1.  At table level in the Relationship window (ehuw dh lgk;rk ls fjys’ku cukuk)

2.  At the query level, while creating queries to display inform ton (D;wjh dh lgk;rk ls )

Types of Relationships (fjys’kuf’ki ds izdkj½:-

Relationship pkj izdkj dh gksrh gSA

1.  one to one:-

izR;sd Vsfcy dks ,d ,afVVh dks :Ikesfu:fir djrs gSA bls entity Set dgrs gSA Entity dks square boxes iznf’kZr djrs  gSA  tc  nks  Entities ds  e/;  fjys’kuf’ki  LFkkfir  djrs  gSA  rc  bls  entity  Relationship dgrs gSA one to one relationship dsoy nks entities ds e/; dk ,lksfl,’ku (laxBu)  gSA tSls ,d egkfo|ky;esizR;sd foHkkxes,d HOD gksrk gSA rFkk ,d HOD ,d ls vf/kd foHkkx dk HOD ugh gks ldrk gSA ;g fjys’kuf’ki one to one fjys’kuf’ki dgykrh gSA

Department

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        One to one Relationship

2.  one to many:-

One To Many Relationshipesnks Entities ds e/; ,d ls vf/kd relationship gks ldrh gSA tSls ,d dkslZescgqr ls Nk= iathd`r gks ldrs gSA

Course

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            One To Many Relationship

3.  many to many :-

Many to Many Relationshipesnks Entities ds e/;  ,d ls vf/kd relationship gks ldrh gSA tSls ,d vkbZVe dks cgqr ls yksx [kjhn ldrs gS ;k ,d fo/kkFkhZ ,d fo|ky;esvusd dkslZ ys ldrk gSA

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Many To Many Relationship

Relationship Creation:-

1.  LkoZizFke nks Vsfcy cukrs gSA ftles ,d dkWeu QhYM gksrk gSA ftlds uke  ,oa MkVk VkbZi  ,d leku gksuk pkfg;sA

2.  bu QhYMl dh index izksikWVhZ vkWu gksuk pkfg;sA

3.  primary key define gksuk pkfg;s A

4.  blds ckn Vwy ehuw ds vki’ku Relationships option ij fDYkd djus ij Relationship uke dh  foaMks vkrh gSA bles nksuks Vsfcy dks tksMrs gSA ftlds ckn Relationship menu   add gks tkrk gSA

5.  Relationship menu ds vki’ku Edit Relationship ij fDYkd djus ij fuEu foaMks vkrh gSA

blds Create New Button ij fDYkd djus ij fuEu foaMks vkrh gSA    bles Vsfcy dks flysDV djrs gSA blds बाn ftl dkWye ds chp fjys’ku cukuk gksrh gSA mldks flysDV djrs gSA blds ckn ok Button ij fDYkd djus ij fjys’ku LFkkfir gks tkrk gSA

JOIN TYPE

Join Type cVu ij fDYkd djds Tokbau VkbZi dks cnyk tk ldrk gSA blमें rhu vki’ku vkrs gS ftles ls ,d vki’ku dks pqurs gSA

Ctrl + s ls fjys’kuf’ki dks lso fd;k tk ldrk gSA ;k QkbZy ehuw ds vki’ku lso ij fDyd djds fjys’kuf’ki dks lso fd;k tk ldrk gSA

Relationship Delete djuk%&

1.fjys’kuf’ki ij jkbZV fDyd djds fjys’kuf’ki dks fMfyV dj ldrs gSA

2. Edit Menu à delete cVu ij fDyd djds fjys’kuf’ki dks fMfyV fd;k tk ldrk gSA

 Benefits of Relationships:-

 ;g MkVk dh (integrity) fo’oklfu;rk iznku djrh gS ;g bldk lcls cMk ykHk gSA

 bles MkVk dh lqj{kk jgrh gS

 fjdkMZ dk duplication gksus dk Mj ugh jgrk gSA

  blls eseksjh dh cpr gksrh gSA

 fjdkMZl dks delete or update fd;k tk ldrk gSA

 blls eYVhVsfcy fjiksVZ vkSj QkWeZ dk fMtkbu fd;k tk ldrk gSA ,oa mles fofHkUu izdkj ds vkijs’ku       fd;s tk ldrs gSA

Filter or Queries:-

Filter ,d Criteria or condition gksrk gSA ftlds vk/kkj ij MkVkcsl QkbZyesfjdkMZl dks lpZ fd;k tkrk gSA ;k buiqV fd;k tkrk gSA bles Field ds MkVk VkbZi ds vk/kkj ij condition rS;kj fd tkrh gSA VsfcyesfQYVj yxkdj ml fo’ks"k MkVk okys fjdkMZ QhYVj gksdj vk tkrs gSA bles condition cukus ds fy;s xf.krh;s ,oa ykWftdy nksनों izdkj ds operator dk iz;ksx fd;k tkrk gSA

tsls    = , <= , >= , <> vkfn
and , or , not

Example Name=” raju” bles dscy ogh fjdkMZl vk;axs ftuds use QhYMesraju MkVk gksxkA QhYVj dk iz;ksx QkWeZ ] fjiksVZ ,oa MkVkcsl Vsfcy vkfnesfd;k tk ldrk gSA

MkVk dks QhYVj fuEu izdkj ls fd;k tk ldrk gSA

1.  Filter By Form ;- bl QhYVjes;wtj Value dks flysDV djrk gSA bles ,d lkFk vyx QhYM  vyx -2 'krZ ds vk/kkj ij VSfcy ls fjdkMZl dks lpZ fd;k tk ldrk gSA

iz;ksx djuk%& Record menu à Filter à Filter By Form

2.Filter By Selection:- bles  ftl Value dks lpZ djuk gksrk gSA mldks flysDV djrs है rks ml value okys fjdkMZ lpZ gks tkrs gSA ;g lpZ djus dk lcls vklku rjhdk gksrk gSA bles ,d lkFk nks    vki’ku dk iz;ksx ugh dj ldrs gSA

iz;ksx djuk%&  Record menu à Filter à Filter  By Selection

3. FilterByExcluding Selection:- ;g selection ds foijhr gksrk gSA ftl value dks flysDV
djrs gsS mldks NksMdj lHkh fjdkMZ vk tkrs gSA

iz;ksx djuk%&  Record menu à Filter à Filter By Excluding Selection

4.Advance Filter:- bles  ;wtj vius vuqlkj condition cuk ldrk gSA bles or and ,,oa not   vkfn dk Hkh iz;ksx vklkuh ls fd;k tk ldrk gsA     bl vki’ku ij fDYkd djus ij fuEu foaMks vkrh gSA

bles Fieldesml QhYM dks pqurs gSA ftles QhYVj yxkuk gksrk gSA ;gkW ls sorting Hkh dh tk ldrh gSA ;fn Sorting djuk gSA rks mldk izdkj pqurs gSA

Criteriaes'krZ ,oa mldh value fy[krs gSA fMQkYV :Ik ls cjkcj condition jgrh gSA cktw ckys dkWyeesmlh QhYM  ;k nwljs QhYM dks ysrs gSA vkSj CriteriaesdksbZ eku ,oa 'krZ nsrs rks mu nksनों ds chpesand vkijsVj vk tkrk gSA vkSj dk iz;ksx djuk gSA   rks or ds uhps value or operater dk iz;ksx djrs gSA QhYVj lsV djus ds ckn Record menu ls mldks apply Filter / sort option ij fDyd djrs gSA ftlls og QhYVj ju gks tkrk gSA vkSj fjdkMZl dks QhYVj dj ds iznf’kZRk djrk gSA

QhYVj dks gVkus ds fy;s record menuestkdj Remove Filter / Sort fDYkd dj nsrs gSA ftlls QhYVj gV tkrk gS A

QhYVj dks as Query Hkh lsc fd;k tk ldrk gSA ftldk iz;ksx cknesD;wjh dks ju dj ds fd;k tk ldrk gSA blls QhYVj dks iqu% cukusesle; u"V ugh gksrk gSA

File menu à save as à select type  Query à Type Query name àclick ok button Right click on Filter à save as Query à type name à click ok

Example:- SELECT * FROM sanjay WHERE sanjay.city="sagar";

bl D;wjheslat; uke dh Vsfcyesos lHkh fjdkMZl vk tk;axs ftudh flVh lkxj gSA

Query:-

The MS Accesses;wtj ds Question tks og MkVkcsl Vsfcy ls djrk gSA bles iz’u QhYM ,oa
'krksa ds vk/kkj ij djrk gSA bldh bl leL;k dk gy Query ds }kjk fd;k tkrk gSA D;wjh simple or Complex nksनों izdkj dh gks ldrh gSA ;g ,d egRoiw.kZ Vwy gSA ftldh lgk;rk ls Vsfcy ds QhYMl ,oa fjdkMZlesMkVk buiqV] fMfyV ,oa mles lq/kkj vkfn dk dk;Z ,d fo’kZ"k 'krZ ds vk/kkj ij fd;k tk ldrk gSA D;wjh dks fosMks        ,oa dekWM csl दोंuks izdkj ls pyk;k tkrk gSA

D;wjh cukuk %&

MS Access esQuery Object dks flysDV djrs gSA bles D;wjh dks nks izdkj ls fy[kk tk ldrk gSA

1.  Create Query in design View :-

bl ij fDYkd djus ij D;wjh foaMks vkrh gSA bles Vsfcy dks Add djrs gSA

blds ckn Query Menu ls D;wjh dks flysDV djrs gSA bles fuEu izdkj dh D;wjh gksrh gSA
  Select

 Update
 Delete
 Append

 Make Table
 Cross Tab

bles ftl D;wjh dks pykuk gksrk gSA mldks flysDV djrs gSA bu D;wjh dks fuEu izdkj ls fMtkbu ;k fy[kk tkrk gSA blds ckn budks ju djrs gSA vkSj lsc djrs gSA

1.  Select Query :- bl D;wjh ls MkVkcsl QkbZYk dh Vsfcy ds fjdkMZ dks condition ds vk/kkj ij         Selected fields dh fyLV iznf’kZr dj ldrs gS A ;g ,d QhYVj ds leku dk;Z djrk gSA D;wjh dks ;wtj Loa; fy[k ldrk gSA blds fy;s jkbZV fDyd djrs gSA vkSj SQL View ij fDYkd djrs gSA vkSj mles dekWM fy[krs gSA vkSj mldks ju djrs gSA

Syntax: - SELECT Field Name FROM Table Name WHERE Condition;

Example: - Select * From Master WHERE account=100;

2.  Update Query:-   bl D;wjh ls Vsfcy ds fjdkMZl dks viMsV fd;k tkrk gSA Vsfcy ds fdlh ,d QhYM ds MkVk dks fo’ks"k 'krZ ds vk/kkj ij ,d value ls viMsV dj ldrs gSA D;wjh dks ju djus ij ml fo’ks"k 'krZ okys fjdkMZl dk og QhYM vius vki viMSV gks tkrk gSA

Syntax :- UPDATE Table Name SET Field Name= Value WHERE Condition;

Example :- UPDATE master SET master.fee = 1500 WHERE master.account=100;

bl mnkgj.k में ekLVj uke dh Vsfcy dk Qh QhYM 1500 ls viMsV gks tk;sxk ftu fjdkMZl dk account no 100 ds

cjkcj gSA

3.  Delete Query :- bl D;wjh ls ,d 'krZ ds vk/kkj Vsfcy ls fjdkMZ dks fMfyV fd;k tk ldrk gSA

blमें QhYM में Vsfcy ds QhYM dks flysDV djrs gSA VsfcyesVsfcy dks flysDV djrs gSA fMfyV CykWdeswhere ('krZ) gksrh gSA   criteriaescondition fy[krs gSA blds ckn D;wjh dks ju djrs gA ftlls ml 'krZ dks follow djus ckys fjdkMZl fMfyV gks tkrs gSA

Syntax:-  DELETE Field Name FROM Table Name WHERE Condition;

Example :- DELETE account  FROM master WHERE account=100;

4.Append Query:-  bl D;wjh ls ,d Vsfcy ds QhYMesnwljh Vsfcy ds QhYM ds MkVk dks tksMk tk  ldrk gS A blds fy;s दोंuks VsfcyesQhYM ,d leku gksuk pkfg;s A blls QhYM dk MkVk visUM gksrk gSA QhYM ughA

Syntax :-   INSERT INTO Table Name ( Field Name ) SELECT Field Name FROM Destination File Name WHERE Condition ;

Example :- INSERT INTO master ( account ) SELECT master.account FROM master WHERE (((master.account)=100));

5.  Make Table Query:-bl D;wjh dh lgk;rk ls Vsfcy dks Export fd;k tkrk gSA blls Vsfcy dks      ,d MkVkcsl QkbZy dh Vsfcy dks nwljs MkVkcsl QkbZyesExport fd;k tk ldrk gSA bles ftl        QhYM dks flysDV djrs gSA ogh QhYM vius fjdkMZ ds LkkFk nwljh MkVkcsl QkbZy में Export gks tkrs   gSA

Syntax :- SELECT  File Name.Field Name INTO File Name IN ‘ Destination File Address and File Name ‘ FROM Source File Name;

Example: - SELECT master.account, master.Name, master.[Father name] INTO master IN 'C:\Documents and Settings\micro.SST\My Documents\yadav.mdb' FROM master;

6. Cross tab Query :-

                                                                                                                                                                                                                                                                                    Cross tab Query एक मैट्रिक्स है, जहां कॉलम हेडिंग फ़ील्ड में मानों से आती है। नीचे दिए गए उदाहरण में, उत्पाद नाम बाईं ओर दिखाई देते हैं, कर्मचारी नाम फ़ील्ड बन जाते हैं, और प्रतिच्छेदन दिखाता है कि इस कर्मचारी द्वारा कितने इस उत्पाद को बेचा गया है:

2. Create Query by using Wizard :- bl vki’ku ls D;wjh dks fotkMZ dh lgk;rk ls fMtkbu fd;k tkrk gSA bles izFke foaडोesQhYMl dks pqurs gSA nwljs LVsiesfdl izdkj dh D;wjh cukuk gSA bldks flysDV djrs gSA rhljs LVsiesD;wjh dk uke ns dj D;wjh dks lso djrs gSA

D;wjh dks Save djuk %&

D;wjh dks fuEu izdkj ls lsc fd;k tkrk gSA

1.  File menu à save à type Query name à save Button

2.  ctrl +S à Type Query name à ok

3.  Standard tool bar à Click Save Button

Run Query:-

D;wjh dks fuEu izdkj ls ju fd;k tkrk gSA

1.  Query Menu à Run

2.  Standard tool Bar à Run Button

3.  Query Window à Select Query à Double Click

4.  Query Standard Tool Bar à Click open Button

5.  Select Query à Right Click on Query à open

Unit -IV
Form

Syllabus:  Introduction  to  Forms  Types  of  Basic  Forms:  Columnar,  Tabular, Datasheet, Main/Sub forms, add headers and footers, add fields to form, add text to form use label option button, check box, combo box, list box Forms Wizard, Create Template.

Introduction of Form:- MS Accessesvf/kd la[;kk में MkVkcsl dks LVksj djds j[kk tk ldrk gSA MkVkcsl Vsfcy में MkVk dks buiqV djus ds fy;s QkWeZ dk iz;ksx fd;k tkrk gSA bldk iz;ksx djds MkVkosl Vsfcy में vklkuh ls MkVk dks buiqV fd;k tk ldrk gSA bl dk;Z dks djus   fy;s QkWeZ में fofHkUu izdkj ds vki’ku gksrs gSA tSls   Record delete djuk] new record add djuk] Record dks Edit   djuk] Record delete djuk ,oa fjdkMZ dks ewo djuk vkfnA ftlls vklkuh ls MkVk dks buiqV fd;k tk ldrk gSA blमें QkWeZ dh QkeZfVax dh tkrh gSA ftlls QkWeZ lqnaj fn[kus yxrk gSA  Vsfcy QhYM dks vko’;drk ds vuqlkj QkWeZ में lsV fd;k tk ldrk gSA QkWeZ fMtkbu ds fy;s blमें Vwy ckWDl gksrk gSA ftlमें fofHkUu izdkj ds Vwy gksrs ftudks QhYM ds vuqlkj QkWeZ ij lsV dj nsrs gSA vkSj MkVkcsl Vsfcy ls mudks Connect dj nsrs gsA

Type of Form:-

MS Access में fUkEu izdkj ds QkWeZ gksrs gSA

1. Columnar Form:- bl QkWeZ dks iz;ksx Data Entry ds fy;s fd;k tkrk gSA blमें Vsfcy ds QhYM dks dkWye QkWeZV में Arrange fd;k tkrk gSA blमें ,d le; में ,d fjdkMZ fn[kkbZ nsrk gSA fotkMZ ls bl QkWeZV में QkWeZ dks vklkuh ls cuk;k tk ldrk gSA blमें vklkuh ls fjdkMZ dks Next, Pervious, First , last ij   move fd;k tk ldrk gSA ,oa u;s fjdkMZ dks tksMk tk ldrk gSA

2. Tabular Form:- bl QkWeZ में lHkh fjdkMZl ,d lkFk fn[kkbZ nsrs gSA bl में Vsfcy QhYMl dks Vsfcy QkWeZV में gksतेs gSA blमें ,d fjdkMZ dks nwljs fjdkMZ ykbZu ds }kjk separate fd;k tkrk gSA

3. DataSheet:- blमें MkVkcsl Vsfcy MkVklhV QkWeZV में ns[kk tk ldrk gSA ;g ,d ,sDlsy lhV dh rjg gksrk gSA

4. Justified :- blमें  Vsfcy ds QhYMl dks ,d LVSaMMZ QkWeZ में lsV fd;k tkrk gSA ftlls bl में fjdkMZ dks ns[kuk vklku gksrk gA bl में ,d le; में ,d fjdkMZ fn[kkbZ nsrk gSA

5. Pirovt data :- Display the data using tabs

6. Pivot Chat :- Pivot Chart fofHkUu izdkj ds ckj pkVZ ,oa vU; izdkj ds pkVZ Support djrk gSA blds }kjk Vsfcy MkVk dsk xzkQ ds :Ik में iznf’kZr fd;k tkrk gSA blमें ;wtj nks dkWYke ds MkVk ds chp xzkQ [khp  ldrk gSA

Form Header or Footer:-

Form dks rhu Section में ckWVk tk ldrk gSA bles izR;sd Section dk viuk dk;Z vkSj O;gkj gksrk gSA ;s rhu section fuEu gSA

1.  Header

2.  Detail

3.  Footer

1.Header:- gsMj QkWeZ ds lcls Åij dk fgLlk gksrk gSA blमें QkWeZ dh gsfMax nsrs gSA tks ;g funsZf’kr djrk gSA fd QkWeZ fdl dk;Z ls lacaf/kr gSA   dqN control Button dk Hkh iz;ksx blमें fd;k tk ldrk gSA

2. Detail :-     ;g QkWeZ dk eSu ,sfj;k gksrk gksrk gS blमें Vsfcy ds QhYM dks lsV fd;k tkrk gSA blमें QkWeZ
Controls में Vsfcy ds MkVk dsk iznf’kZr fd;k tkrk gS   vkSj ;gha ls Vsfcy में u;s fjdkMZ dks tksMk tkrk gSA ;k fMfyV fd;k tkrk gSA blमें Vsfcy QhYMl dks fofHkUu LVkbZy ls lsV dj ldrs gSA

3. Footer- blमें QkWeZ dh ml lwpuk dks iznf’kZr fd;k tkrk gSA ftldks cnyk ugh tkrk gSA vFkkZr~ blमें Vsfcy dk lkj gksrk gSA blमें dekWM cVu dks j[k ldrs gSA ftldh lgk;rk ls Form ds MkVk dsk control fd;k tk ldrk gSA blds vykok blमें QkWeZ ds ckjsestkudkjh gSA lsV djrs gSA

Tool Box :-MS Access fuEufyf[kr Vwyl gksrs gSA ftudh lgk;rk ls QkWeZ ;k fjiksVZ dks fMtkbu fd;k tk ldrk gSA vkSj budks MkVkosl QkbZy ls tksMk tk ldrk gSA

Vwy dk iz;ksx djuk %& ftl Vwy dk iz;ksx djuk gksrk gSA mldks flysDV djrs gSA

blds ckn QkWeZ में tgkW ij j[kuk gksrk gSA ogkW ij fDYkd djr nsrs gSA rks og Vwy ogkW ij lsV gks tkrk gSA blds ckn ;fn mldh izksikWVh dks cnyk gSA rks mldh izksikWVhZ foaMks dks F4 key ;k View Menu ls yk ldrs gSA blds ckn mldh izksikWVhZ dks cnyk tk ldrk gSA

1.Select Object:- bl Vwy dk iz;ksx object dks flysDV djus ds fy;s fd;k tkrk gSA blls fdlh Hkh object dks QkWeZ ,oa fjiksVZ में ,d LFkku ls nwljs ij ewo fd;k tk ldrk ,oa object dks flysDV djds mldh properties में Editing fd tkrh gSA

2. Text Box: - bl Vwy में VSDl dks VkbZi fd;k tk ldrk gSA vFkkZr~ ju VkbZe blमें VSDl dks VkbZi fd;k
tk ldrk gSA bldh lgk;rk ls Vsfcy ds QhYM में MkVk dks tksMk tkrk gSA tSls use] firk dk uke vkfn A

3. Label :- ;g Vwy nwljs Vwy ds fy;s ysfcy dk dk;Z djrk gSA blls ml QhYM dh igpku gksrh gSA fd ml Vwy dk D;k iz;ksx gS A bles ju VkbZe VsDl dks VkbZi ugh fd;k tk ldrk gSA fMtkbu VkbZe gh blमें izksikWVhZ dks lsV fd;k tkrk gSA

4. Option Button :- bl cVu dks jsfM;ks cVu Hkh dgk tkrk gSA bldk iz;ksx rc fd;k tkrk gSA nks ;k nks  ls vf/kd vki’ku में ls fdlh ,d dks pquuk gksrk gSA tSls 'kknh gqbZ ;k ugh ] dksu ls dksLkZ में izos’k fy;k vkfn A

5.Check Box :- bldk iz;ksx rc fd;k tkrk gSA tc dbZ vki’ku dks pquuk gksrk gSA bldh mRrj gkW ;k uk में gksrk gSA

6. Command Button :- bl Vwy dk iz;ksx Form or Report में funsZ’k fn;s tkrs gSA tSls Add record , delete record , next , previous , first and last , ok Cancel vkfn cVu dk fuekZ.k blh ls gksrk gSA bldks fotkMZ ls QkWeZ ls tksMk tkrk gSA

7. Line :- bldh lgk;rk ls QkWeZ ;k fjiksVZ में ykbZu dks [khpk tk ldrk gSA ftlls QkWeZ ;k fjiksVZ dks lqUnj cuk;k tk ldrk gSA ;k ,d leku QhYM dks separate fd;k tk ldrk gSA

8. Rectangle:- blls QkWeZ ;k fjiksVZ में vk;kr dks [khpk tk ldrk gSA ftlls QkWeZ ;k fjiksVZ lqnaj fn[kus yxrh gS

9. Option Group :- blls dbZ Vwy dk ,d xqi cuk;k tk ldrk gSA ftlls budks ,d LFkku ls nwljs LFkku ij vklkuh ls ewo fd;k tk ldrk gSA blls QkWeZ ;k fjiksVZ dks lqnaj cuk;k tk ldrk gSA ,d leku QhYM dk xqi cuk;k tk ldrk gSA ftlls MkVk QhM djus में leL;k ugh gksrh gSA

bles fotkMZ vkrk gS blds igys Mk;ykWXk ckDl ftlमें vki’ku ds ysfcy VkbZi djrs gS

nwljs Mk;ykWXk ckDl में fdl vki’ku dks fMQkYV djuk gS bldks pqurs gSA rhljs Mk;ykWXk ckDl में mldh value lsV djrs gSA

pkSFks Mk;ykWXk ckDl में ;g pqurs gSA fd mldks Vsfcy ds fdlh QhYM ls tksMuk gSA

ikWpos Mk;ykWXk ckDl में mldh LVkbZy dks pqurs gSA vksj ;g Hkh flysDV djrs gSA fd vki’ku dks rkSj ij fdl dk iz;ksx djuk gSA option /Check / toggle button

10. Combo Box:- bles  fyLV vkbVe dks tksMk tkrk gS ;g de txg dk iz;skx djrk gSA bldk iz;ksx rc fd;k tkrk gS A tc fyLV ls fdlh ,d vkbZVe dks pquuk gksrk gSA

tc bl Vwy dks QkWeZ ;k fjiksVZ ij iz;ksx djrs gSA rks fotkMZ LVkVZ gks tkrk gSA

blds igys Mk;ykWXk ckDl में ;g pqurs gsA fd blमें vkbZVe dks dgkW ls ykuk gSA blमें f}rh; vki’ku pqurs gsA   ftlमें ;wtj Loa; vkbZVe dks VkbZi dj ldrk gSA vkSj Next Button ij fDyd djrs gSA
Second Mk;ykWXk ckDl में vkbZVe dks VkbZi djrs gSA

rhljs Mk;ykWx ckWDles;g flysDV djrs gSA fd mldks Vsfcy ds QhYM ls tksMuk gSA ;k ugh tksMuk gS A

;fn tksMkuk gksrk gS rks nwljs vki’ku dks pqurs gSA vkSj ;fn ckn में tksMuk gksrk gSA rks igys vki’ku dks pqurs gSA blds ckn next Button ij fDyd djrs gSA

blमें combo Box dk ysfcy nsrs gS vkSj finish cVu ij fDYkd djrs gSA ftlls dkWEcks ckDl dk fuek.kZ gks tkrk gSA

11. list Box :- fyLV ckDl में vkbZVe fyLV :Ik में iznf’kZr gksrs gSA bldks Hkh combo box dh rjg lsV fd;k tkता gSA

12. Bound Object Frame:- bles s ml QhYM dks tksMrs gSA ftles object dks tksMk tkrk gSA tSls photo vkfn

blमें vkWCtsDV dks insert fd;k tkrk gSA

Wizard dh lgk;rk ls Form dks cukuk %&

Vsfcy RkS;kj djus ds ckn mlमें fjdkMZl dks buiqV djus ds fy;s QkWeZ dks fMtkbu fd;k tkrk gSA bldsk

fotkMZ dh lgk;rk ls vklkuh ls de le; में rS;kj fd;k tk ldrk gS A blds ckn blमें Modification Hkh fd;k tk ldrk gSA ftles vU; Vwy dk iz;ksx djds QkWeZ dks vkSj ,Mokal cuk;k tk ldrk gsA
bles fuEu in gksrs gSA

सर्वizFke QkWeZ object dks pqurs gSA blds nkयें rjQ nks vki’ku gksrs gSA ftlमें ls nwljs vki’ku Create

From by using  Wizard dks pqurs gsS A vkSj ml ij Mkcy fDYkd djus ij fUkEu Mk;ykWXk ckDl vkrk gSA

Step First:-

blमें Vsfcy dks pqurs gSA vkSj Available Fields ls vko’;d QhYM dks flysDV djrs gSA vkSj Next Button ij fDYkd djrs gSA

Step Two:-

blमें QkWeZ dk izdkj pqurs gSA fd fdl izdkj dk QkWeZ dk cukuk gSA blमें N% vki’ku gksrs gSA ftlमें ls fdlh ,d dks pqurs gSA vkSj blds ckn Next Button ij fDyd djrs gSA

Step Three:-

bl LVsi मेंa QkWeZ dh LVkbZy dks pqurs gSA vkSj Next Button ij fDYkd djrs gSA

Step Fourth:-

bl LVsi में QkWeZ dk uke nsrs gSA vkSj bles ;g flysDV djrs gSA fd mldks open djuk gS ;k Modify djuk gSA fdlh ,d dks pqu dj finish Button ij fDyd dj nsrs gSA ftls QkWeZ fMtkbu gksdj rS;kj gks tkrk gSA

blds ckn bldk iz;ksx djds VsfcyesfjdkMZl dks buiwqV fd;k tk ldrk gSA

Form Run djuk ;k open djuk :-

F5 key dks nck dj QkWeZ dks open dj ldrs gSA
jkbZV fDyd djds Hkh mldks ju fd;k tk ldrk gSA

Standard Bar ds cVu open ij fDyd djds Hkh bldks open fd;k tk ldrk gSA

Create Template:-

MS Access में QkWeZ dks Customize djus ds fofHkUUk vki’ku gksrs gSA bles  ge QkWeZ dks fMtkbu djds VsEiysV ds :Ik में iz;ksx dj ldrs gSA ftlls ckj ckj QkWeZ dks fMtkbu djus dh vko’;drk ugh gksrh gSA VsEiysV में lq/kkj djds QWkeZ dks de le; में rS;kj fd;k tk ldrk gSA

VsEiysV rS;kj djus fd fdz;k fof/k %&

1.  सर्वizFke Form dks fMtkbu djrs gSA

2.  blds ckn mldks lso djrs gSA

3.  Choose Tool menu à Option à Choose Form or Report Tab

4. Report or Form VsEiysV ckDl में VsEiysV dk uke VkbZi djrs gSA blds ckn apply Button and
ok Button ij fDyd djrs gSA

5.  blds ckn ml QkWeZ dks VsEiysV ds rkSj ij iz;ksx fd;k tk ldrk gSA

Unit-V
Report

Syllabus: Introduction to Reports , Types of Basic Reports: Single Column, Tabular Report Groups/Total, single table report, multi table report preview report print report, Creating Reports and Labels, Wizard.

Introduction of Report :- MS AccessesMkVkcsl Vsfcy dh fjiksVZ dks cukus dh lqfo/kk gSA fjiksVZesMkVkcsl dk lkjka’k gksrk gSA रिपोर्ट का प्रयोग Output के लिये करते है रिपोर्ट आउट्पुट के लिये Formatting Data के लिये प्रयोग करते है यह काफी flexible होती है इसes Same Data  को अलग अलग type कि रिपोर्ट के साथ देख सकते है ।     

Report dks rhu SectionesckWVk tk ldrk gSA bles izR;sd Section dk viuk dk;Z vkSj O;gkj gksrk gSA ;s rhu section fuEu gSA

1.  Header

2.  Detail

3.  Footer

1.Heaeder:- gsMj fjiksVZ ds lcls Åij dk fgLlk gksrk gSA bles fjiksVZ dh gsfMax nsrs gSA tks ;g funsZf’kr djrk gSA fd fjiksVZ fdl ls lacaf/kr gSA bles Vsfcy ds QhYMl ds label Hkh ns ldrs gSA

2. Detail :-;g fjiksVZ dk main ,sfj;k gksrk gksrk gS bles Vsfcy ds QhYM dks lsV fd;k tkrk gSA bles afjiksVZ es iz;ksx Tools es Table ds Fields dks tksMk tkrk gSA bl dk;Z dks fjiksVZ izksikWVhZ es Data Tabà Record SourceesTable dks pqurs gSA ,oa Vwy dh izksikWVhZestk dj Data TabàControl SourceesVsfcy ds QhYMl dh fyLV vkrh gSA ftles QhYM dks tksMrs tkrs gSA

3. Footer-;g fjiksVZ dk lcls fupyk fgLlk gksrk gSA bles fjiksVZ dk lkjka’k gksrk gSA

Type of Report 

MS AccessesfUkEu izdkj dh fjiksVZ gksrs gSA

1.      Columnar Report:- columnar report सभी प्रकार के fill in the blank style forms जैसे application और  invoices के लिये प्रयोग की जाती है। यह blanks को fill करने के पश्चात् result को प्रदर्शित करती है।

Columnar Report पृष्ठ पर डेटा स्रोत से सभी क्षेत्रों को एक बार खड़ी रूप से सूचीबद्ध करता है, एक समय में एक रिकॉर्ड। आम तौर पर, इन का उपयोग किया जाता है जहां तालिका में बड़ी संख्या में फ़ील्ड होते हैं। उदाहरण के लिए: आप कर्मियों के डेटाबेस के लिए रिकॉर्ड कार्ड, एक प्रति व्यक्ति, प्रिंट करना चाह सकते हैं।

2. Tabular Report- bl fjiksVZeslHkh fjdkMZl ,d lkFk fn[kkbZ nsrs gSA bles Vsfcy QhYMl dks Vsfcy QkWeZVesgksrs gSA bles ,d fjdkMZ dks nwljs fjdkMZ ykbZu ds }kjk separate fd;k tkrk gSA

एक Tabular Layout एक spredsheet के समान है। label शीर्ष पर हैं, और Data label के नीचे Columns में गठबंधन किया गया है। Tabular Data की तालिका जैसी दिखती है यह रिपोर्ट का प्रकार है जो Office Access 2007 बनाता है जब आप रिपोर्ट टैब के रिपोर्ट समूह में रिपोर्ट करें क्लिक करते हैं। सारणीबद्ध लेआउट का उपयोग करने के लिए अच्छा है अगर आपकी रिपोर्ट में अपेक्षाकृत कम संख्या में फ़ील्ड हैं जिन्हें आप साधारण सूची प्रारूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं। निम्न चित्रण एक कर्मचारी रिपोर्ट को दिखाता है जो एक टैब्यूलर लेआउट का उपयोग करके बनाया गया था।

2.      Justified :- bles Vsfcy ds QhYMl dks ,d LVSaMMZ fjiksVZeslsV fd;k tkrk gSA ftlls bles fjdkMZ dks ns[kuk vklku gksrk है A bles ,d le;es,d fjdkMZ fn[kkbZ nsrk gSA

यदि आप अपनी रिपोर्ट बनाने के लिए रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करते हैं, तो आप उचित लेआउट का उपयोग करना चुन सकते हैं। इस लेआउट के रूप में संभव के रूप में रिकॉर्ड के रूप में प्रदर्शित करने के लिए पृष्ठ की पूरी चौड़ाई का उपयोग करता है बेशक, आप रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग किए बिना एक ही परिणाम प्राप्त कर सकते हैं, लेकिन यह क्षेत्रों को ठीक से संरेखित करने के लिए एक श्रमसाध्य प्रक्रिया हो सकती है। निम्न चित्रण एक कर्मचारी रिपोर्ट दिखाता है जिसे रिपोर्ट विज़ार्ड के उचित लेआउट का उपयोग करके बनाया गया था।

यदि आप रिपोर्ट पर बड़ी संख्या में फ़ील्ड प्रदर्शित कर रहे हैं तो उचित लेआउट का उपयोग करने के लिए एक अच्छा लेआउट है। पूर्ववर्ती उदाहरण में, यदि आप एक ही डेटा प्रदर्शित करने के लिए एक तालिकाबद्ध लेआउट का उपयोग करते हैं, तो फ़ील्ड पृष्ठ के किनारे का विस्तार करते हैं। यदि आप एक स्टैक्ड लेआउट का उपयोग करते हैं, तो प्रत्येक रिकॉर्ड में अधिक ऊर्ध्वाधर स्थान होता है, जो कागज को अपव्यय करता है और रिपोर्ट को पढ़ने में अधिक कठिन बनाता है।

Multi Table Layuot

आप तालिकाबद्ध और स्टैक्ड लेआउट के तत्वों को मिला सकते हैं। उदाहरण के लिए, प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए, आप विस्तार से अनुभाग के शीर्ष पर एक क्षैतिज पंक्ति में कुछ फ़ील्ड की व्यवस्था कर सकते हैं और शीर्ष पंक्ति के नीचे एक या अधिक स्टैक्ड लेआउट में एक ही रिकॉर्ड से अन्य फ़ील्ड का प्रबंध कर सकते हैं निम्न उदाहरण एक कर्मचारी रिपोर्ट दिखाता है जिसे मिश्रित लेआउट का उपयोग करके बनाया गया था। आईडी, अंतिम नाम, और प्रथम नाम फ़ील्ड एक सारणी नियंत्रण लेआउट में व्यवस्थित होते हैं, और कार्य शीर्षक और व्यवसाय फ़ोन फ़ील्ड एक स्टैक्ड लेआउट में व्यवस्थित होते हैं। इस उदाहरण में, ग्रिडलाइन का उपयोग प्रत्येक कर्मचारी के लिए फ़ील्ड के विज़ुअल अलगाव प्रदान करने के लिए किया जाता है।

Wizard dh lgk;rk ls Form dks cukuk %&

Vsfcy RkS;kj djus ds ckn mles fjdkMZl dks buiqV djus ds fy;s fjiksVZ dks fMtkbu fd;k tkrk gSA bldsk fotkMZ dh lgk;rk ls vklkuh ls de le; es rS;kj fd;k tk ldrk gS A blds ckn bles Modification Hkh fd;k tk ldrk gSA ftles vU; Vwy dk iz;ksx djds fjiksVZ dks vkSj ,Mokal cuk;k tk ldrk gsA
bles fuEu in gksrs gSA

sसर्वizFke fjiksVZ object dks pqurs gSA blds nkये rjQ nks vki’ku gksrs gSA ftles ls nwljs vki’ku Create From by using  Wizard dks pqurs gsSA vkSj ml ij Mkcy fDYkd djus ij fUkEu Mk;ykWXk ckDl vkrk gSA

Step First:- bles  Vsfcy dks pqurs gSA vkSj Available Fields ls vko’;d QhYM dks flysDV djrs gSA vkSj Next Button ij fDYkd djrs gSA

Step Two:- bles fjiksVZ dk izdkj pqurs gSA fd fdl izdkj dk fjiksVZ dk cukuk gSA bles N% vki’ku gksrs gSA ftles ls fdlh ,d dks pqurs gSA vkSj blds ckn Next Button ij fDyd djrs gSA

Step Three:- bl LVsi es fjiksVZ dh LVkbZy dks pqurs gSA vkSj Next Button ij fDYkd djrs gSA

Step Fourth:- bl LVsi es fjiksVZ dk uke nsrs gSA vkSj bles ;g flysDV djrs gSA fd mldks open djuk gS ;k Modify djuk gSA fdlh ,d dks pqu dj finish Button ij fDyd dj nsrs gSA

ftls fjiksVZ fMtkbu gksdj rS;kj gks tkrk gSA

blds ckn bldk iz;ksx djds Vsfcy es fjdkMZl dks buiwqV fd;k tk ldrk gSA

Report dk preview ns[kuk %&

fjiksVZ rS;kj djus ds ckn mldk fizO;w ns[krs gSA preview dks fuEu izdkj ls ns[kk tk ldrk gSA

1. jkbZV fDyd djds print Preview option ij fDYkd djds fjiksVZ dk fizO;w ns[kk tk ldrk gSA

2. Standard Bar ds cVu Preview  ij fDyd djds Hkh fjiksVZ dk fizO;w ns[k ldrs gSA

3.File menuà Print Preview  Report dk print fudkyuk %&

Goto File menu à Print ij fDyd djus ij print Dialog Box vkrk gSA bles printer dk uke] print range, fdruh dkWih fudkyk gS] ist dk vkdkj vkfn dks lsV djrs gSA blds ckn ok Button ij fDyd djds प्रिंट fudkyrs gSA

Creating Reports and Labels, Wizard (Wizard की सहायता से Report बनाना)

                                                                                                                                                                                                                                                                टेबिल तैयार करने के बाद रिकार्डस को आउटपुट के रूप में show करने के लिये रिपोर्ट को डिजाइन किया जाता है। रिपोर्ट को विजार्ड की सहायता से आसानी से एवं कम समय में तैयार किया जा सकता है । इसके बाद इसमें modification भी किये जा सकते है। इसके  निम्न steps होते है।

Step 1:-सर्व प्रथम रिपोर्ट object को चुनते है। इसके दायें तरफ दो ऑप्शन होते है। जिसमें से दूसरे ऑप्शन Create Report by using Wizard को चुनते है। और उस पर डबल क्लिक करने पर निम्न डायलॉग बॉक्स आता है।

Step 2:-इस स्टेप में टेबिल को चुनते है, और Available Fields से आवश्यक फील्ड को सिलेक्ट करते है। इसके बाद Next button पर क्लिक करते है।

Step 3:-Next button पर click करने के बाद message box प्रदर्शित होता है “do you want add any grouping levels ” इसमें grouping को select करते है तथा next button पर click करते है।

Step 4:-sorting order को fields के according select करते है।

Step 5:-इस step में report का layout select करते है, तथा orientation को चुनते है। इसके बाद next button पर क्लिक करते है।

Step 6:इस step में report की  style select करते है।

Step 7:-.इस स्टेप में रिपोर्ट का Title लिखते इसके बाद रिपोर्ट open करना है या Modify करना है। किसी एक ऑप्शन को चुन कर finish button पर क्लिक कर देते है। जिससे रिपोर्ट create हो जाती है।